Втратили трудову книжку: як підтвердити стаж без документів

Втрата трудової книжки або ліквідація підприємства, на якому людина працювала багато років тому, ще не означає, що цей період не буде врахований під час призначення пенсії. Законодавство України передбачає кілька способів підтвердження трудового або страхового стажу навіть тоді, коли основного документа немає.

Про це розповіла адвокатка АО EvrikaLaw Ольга Брус.

За словами юристки, порядок підтвердження стажу залежить від того, коли саме людина працювала. З 1 січня 2004 року в Україні почала діяти система персоніфікованого обліку Пенсійного фонду. Відтоді головне значення має не трудовий, а страховий стаж, який формується завдяки сплаті роботодавцем єдиного соціального внеску.

Якщо людина працювала після 2004 року, інформація про її стаж уже міститься в електронних реєстрах Пенсійного фонду. Для підтвердження достатньо отримати довідку за формою ОК-5 або ОК-7. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду або в застосунку “Дія”. Усі періоди, за які роботодавець сплачував внески, автоматично враховуються до страхового стажу.

Складніше підтвердити роботу до 2004 року, коли електронного обліку ще не існувало. У такому разі основним документом залишається трудова книжка. Якщо її втрачено, підтвердження можна знайти в архівах.

Навіть якщо підприємство вже давно ліквідоване, його кадрові документи часто передаються до державних архівів. Там можуть зберігатися накази про прийняття та звільнення працівників, особові картки, відомості про зарплату та інші документи. Для цього потрібно звернутися до державного, міського або районного архіву за місцем, де було зареєстроване підприємство. Видана архівом довідка має таку ж юридичну силу для Пенсійного фонду, як і записи у трудовій книжці.

Підтвердити стаж також можуть інші документи, якщо вони містять інформацію про період роботи. Це можуть бути письмові трудові договори, посвідчення, розрахункові книжки, профспілкові квитки з відмітками про сплату внесків, перепустки підприємства та інші офіційні документи.

Якщо ж жодних документів не залишилося через ліквідацію підприємства, пожежу, бойові дії чи інші обставини, закон дозволяє підтвердити стаж за допомогою свідків. Для цього необхідно знайти щонайменше двох колишніх колег, які працювали разом із заявником у той самий період. При цьому самі свідки повинні мати документи, що підтверджують їхню роботу на цьому підприємстві. Після подання таких свідчень Пенсійний фонд може зарахувати відповідний період до страхового стажу, хоча на практиці нерідко також просить надати довідку з архіву про відсутність необхідних документів.

Якщо Пенсійний фонд відмовляється врахувати стаж навіть після подання всіх доказів, це рішення можна оскаржити в адміністративному суді. За словами адвокатки, судова практика у більшості випадків стає на бік громадян. Верховний Суд неодноразово наголошував, що люди не повинні втрачати право на пенсію через помилки роботодавця або неналежне ведення кадрової документації.

Нагадаємо, в Україні завершується перехід на електронні трудові книжки — до 10 червня громадянам радять оцифрувати свої документи. Це дозволить уникнути неточностей при нарахуванні пенсій у майбутньому.